Documentos legales originales - Documentos legales en fotocopias.

 a) Fotocopias del Testimonio de Constitución de la empresa y de la última modificación registradas en el Servicio Nacional de Registro de Comercio (SENAREC), exceptuando a empresas unipersonales.

b) Fotocopia de registro de matrícula vigente otorgada por el SENAREC.

c) Fotocopia del Poder General del representante legal, con facultades expresas para presentar propuestas, negociar y firmar contratos a nombre de la empresa, registrado en el SENAREC. Este requisito no es obligatorio para las empresas unipersonales.

d) Fotocopia del Registro Único de Contribuyentes (RUC).

e) Fotocopia del certificado de actualización emitido por el Registro Nacional de Consultoría o emitido por el Registro Nacional de Empresas Constructoras, en el Caso de la contratación para la construcción de obras públicas.

Documentos legales originales - Declaración de Integridad del Proponente

Declaración de Integridad del Proponente, de acuerdo al Formulario A-4b (ver Anexo IV). Este formulario, es una declaración, en una palabra de no incurrir en actos de corrupción en el proceso de ejecución de la obra. Por otra parte, cuando se realiza la preparación de una propuesta, existe un Director de Obra o si se diera el caso el residente de Obra propuesto por la empresa, o en el caso de supervisión existe el Gerente de Proyecto o Supervisor, este profesional debe llenar el lugar donde recibe el nombre de Gerente de Proyecto y en el lugar de los especialistas, son los profesionales que cumplirían una determinada función en la realización de la obra que se quiere construir o supervisar. Por ejemplo, si fuera el caso de la construcción de obras públicas y la obra a construir fuera la de un edificio para una Alcaldía los especialistas podrían ser un Ing. Civil con especialidad en estructuras, otro en instalaciones sanitarias, etc, asimismo si fuera el caso de supervisión, serían los mismos especialistas expuestos anteriormente pero desde el punto de vista de supervisión. seguidamente, en el lugar donde se describe, otro funcionario de planta relacionado con la propuesta, se refiere a cualquier otro profesional que pueda intervenir en la propuesta, por ejemplo un administrador o un contador los cuales cumplirían la función de administrar todo lo que se refiere a dinero entrante y saliente en el transcurso de la ejecución de la obra, esto simplemente a manera de ejemplo.

Documentos legales originales - Declaración Expresa

Declaración Expresa, de acuerdo al Formulario A-3 (ver Anexo IV), asegurando el cumplimiento de contratos que hubiera efectuado durante los últimos cinco años, en el caso de servicios de supervisión técnica y diez años en obras públicas con entidades del sector público y privado, y no encontrarse comprendido entre las causales de incompatibilidad e inhabilitación expuestos en un subtítulo anterior del presente trabajo.

Documentos legales originales - Identificación del Proponente

 b) Identificación del Proponente, de acuerdo al Formulario A-2 (ver Anexo IV). Este formulario no es mas que, como su nombre lo indica la identificación de la empresa proponente, en la cual se especifican el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, teléfonos, año de la fundación de la empresa e el tipo de esta, es decir, si es sociedad anónima, sociedad de responsabilidad, sociedad accidental, etc.

Documentos legales originales - Carta de presentación

Carta de presentación firmada por el representante legal de la empresa, de acuerdo al Formulario A-1 (ver Anexo IV). Esta carta de presentación básicamente consiste en la aceptación de la empresa, sea constructora o consultora, de la propuesta, es decir una aceptación de todos los términos especificados en el pliego de condiciones. Por otra parte, se asegura la veracidad de todos los documentos presentados por la empresa y finalmente una aceptación de que en el caso de que la empresa fuese adjudicada en el proceso de contratación se compromete a presentar la garantía de buena ejecución, que como se vio anteriormente es el 7% del monto del contrato. Cabe señalar que, en el caso de contratación de obras en esta carta de presentación también se adjunta el plazo de entrega propuesto por la empresa.

INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES.

 La instrucción a los proponentes consiste en dar, como su nombre lo indica, toda la información necesaria para la preparación de una oferta, por parte del proponente.

Vale la pena aclarar que los siguientes puntos a describir, son similares para los dos tipos de contratación que se hará énfasis como se mencionó anteriormente, es decir, contratación de servicios de Supervisión Técnica y la contratación de construcción de Obras Públicas.

Es así que en esta sección se debe incluir los siguientes puntos:

• Una descripción detallada y comprensible del proyecto y alcance de las obras.
• Detalles respecto a la geografía y particularidades del sitio, facilidades de acceso y transporte, facilidades de campamento si los hay, problemas previsibles con terceras personas o entidades y toda otra información que sirva al Proponente, para una mejor y más completa elaboración de su oferta.
• Forma de financiamiento y moneda a utilizarse en la Propuesta.
• Supervisión a establecerse en las obras y documentos que se van a utilizar como base del Contrato.
• Responsabilidades del Proponente y responsabilidades y provisiones a cargo del Propietario. De este modo debe quedar bien establecido, que cosas proveerá el Propietario durante la vigencia del Contrato y cuales las obligaciones del Contratista.
• Establecer claramente si existe definido un plazo de construcción al que se sujetarán las obras o si el Proponente deberá definir este plazo en su oferta. También debe establecerse las formas de control del plazo constructivo y las multas por eventuales atrasos.
• Establecer la forma de presentación de ofertas, lugar, fecha y hora precisa, garantías a presentar por el Proponente. Información que debe presentar el Proponente y forma de respaldar dicha información. Toda esta información debe presentarse con la mayor claridad a fin de ser utilizada durante la calificación de la oferta.
• Establecer el tiempo mínimo que el Proponente deberá mantener válida su oferta.
• Establecer la forma de evaluación de las ofertas.
• Establecer motivos que pudieran significar eventuales rechazos o descalificación de propuestas. Tratamientos en caso de declararse desierta la licitación.
• Además deberá presentarse análisis de precios unitarios, lista de equipo mínimo de construcción, lista de personal, cronograma de ejecución de obras, método y plan de trabajo, esto en el caso de la ejecución de obras públicas.
• Los proponentes que pueden participar en la licitación, es decir todas las empresas constructoras o firmas consultoras establecidas legalmente en Bolivia.
• Razones por las cuales se rechazará la propuesta, expuesto en un subtítulo anterior del presente trabajo
•  La descripción de una inspección previa al sitio de la obra la cual es  obligatoria para todos los proponentes que se presenten a la licitación, debiendo presentar en su propuesta la certificación que acredite su presencia en el sitio de la obra. Para efectuar la inspección, cada proponente deberá realizar su solicitud al Convocante, el que establecerá una de las siguientes modalidades:

                a) En forma independiente.

                b) En forma conjunta.

            La inspección previa deberá realizarse hasta tres días antes de la fecha de cierre de presentación de consultas escritas.

• Establecer la fecha de la reunión de aclaración de acuerdo con la fecha señalada en la convocatoria pública, los proponentes podrán expresar sus consultas e informar si consideran que el pliego de condiciones tiene errores o es discriminatorio. Al final de la reunión, el Convocante entregará a cada uno de los proponentes asistentes, fotocopia del Acta de la Reunión suscrita por los servidores públicos y los proponentes presentes.
• Independientemente de la reunión de aclaración, cualquier potencial proponente que haya adquirido el pliego de condiciones, que lo hubiesen recibido, podrá  solicitar aclaraciones al pliego, mediante una consulta escrita al convocante, hasta veinte días calendario antes del plazo establecido para la presentación de propuestas.

Dentro de lo que contiene la instrucción a los proponentes, se encuentra también la documentación que deben presentar para la calificación de esta. Es así que en el sobre “A” debe contener una serie de documentos originales y en fotocopia que se resume en el párrafo siguientes. Por otra parte, se hará una diferenciación en lo que se refiere para prestar servicios de Supervisión Técnica y lo que es una empresa constructora para la ejecución de  esta.

PLIEGO DE CONDICIONES.

 En la contratación de Bienes y Servicios, el Ministerio de Hacienda como Órgano Rector, obliga a todas las instituciones estatales a regirse al Modelo de Pliego de Condiciones, en cualquier contratación que haga la entidad pública. Para tal caso, en el presente trabajo se hará énfasis en la contratación de Servicios de Supervisión Técnica y la contratación para la construcción de Obras Públicas. 

Como es de conocimiento, el Pliego de Condiciones es puesto a la venta para la adquisición de cualquier empresa que se presente a la licitación correspondiente. Vale la pena señalar que las entidades públicas, únicamente en casos excepcionales, podrán solicitar al Órgano Rector (Unidad de Normas del Ministerio de Hacienda), la modificación de este modelo de pliego de condiciones en base a las características especiales de la contratación a realizar. El Órgano Rector, previa evaluación de su requerimiento, podrá autorizar la modificación solicitada.

El Pliego de Condiciones debe elaborarse con las siguientes secciones:

• Instrucciones a los Proponentes.
• Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
• Sistema de Evaluación.
• Modelo Contrato. (ver Anexo I y II).
• Formularios de Propuesta (ver Anexo IV).
• Formularios de Verificación y Evaluación. (ver Anexo V).
• Formulario Volúmenes de Obra. (Contratación para Obras Públicas).

A continuación, se hará una explicación de las diferentes partes de un pliego de condiciones mencionado anteriormente.