Documentos legales originales - Documentos legales en fotocopias.

 a) Fotocopias del Testimonio de Constitución de la empresa y de la última modificación registradas en el Servicio Nacional de Registro de Comercio (SENAREC), exceptuando a empresas unipersonales.

b) Fotocopia de registro de matrícula vigente otorgada por el SENAREC.

c) Fotocopia del Poder General del representante legal, con facultades expresas para presentar propuestas, negociar y firmar contratos a nombre de la empresa, registrado en el SENAREC. Este requisito no es obligatorio para las empresas unipersonales.

d) Fotocopia del Registro Único de Contribuyentes (RUC).

e) Fotocopia del certificado de actualización emitido por el Registro Nacional de Consultoría o emitido por el Registro Nacional de Empresas Constructoras, en el Caso de la contratación para la construcción de obras públicas.

Documentos legales originales - Declaración de Integridad del Proponente

Declaración de Integridad del Proponente, de acuerdo al Formulario A-4b (ver Anexo IV). Este formulario, es una declaración, en una palabra de no incurrir en actos de corrupción en el proceso de ejecución de la obra. Por otra parte, cuando se realiza la preparación de una propuesta, existe un Director de Obra o si se diera el caso el residente de Obra propuesto por la empresa, o en el caso de supervisión existe el Gerente de Proyecto o Supervisor, este profesional debe llenar el lugar donde recibe el nombre de Gerente de Proyecto y en el lugar de los especialistas, son los profesionales que cumplirían una determinada función en la realización de la obra que se quiere construir o supervisar. Por ejemplo, si fuera el caso de la construcción de obras públicas y la obra a construir fuera la de un edificio para una Alcaldía los especialistas podrían ser un Ing. Civil con especialidad en estructuras, otro en instalaciones sanitarias, etc, asimismo si fuera el caso de supervisión, serían los mismos especialistas expuestos anteriormente pero desde el punto de vista de supervisión. seguidamente, en el lugar donde se describe, otro funcionario de planta relacionado con la propuesta, se refiere a cualquier otro profesional que pueda intervenir en la propuesta, por ejemplo un administrador o un contador los cuales cumplirían la función de administrar todo lo que se refiere a dinero entrante y saliente en el transcurso de la ejecución de la obra, esto simplemente a manera de ejemplo.

Documentos legales originales - Declaración Expresa

Declaración Expresa, de acuerdo al Formulario A-3 (ver Anexo IV), asegurando el cumplimiento de contratos que hubiera efectuado durante los últimos cinco años, en el caso de servicios de supervisión técnica y diez años en obras públicas con entidades del sector público y privado, y no encontrarse comprendido entre las causales de incompatibilidad e inhabilitación expuestos en un subtítulo anterior del presente trabajo.

Documentos legales originales - Identificación del Proponente

 b) Identificación del Proponente, de acuerdo al Formulario A-2 (ver Anexo IV). Este formulario no es mas que, como su nombre lo indica la identificación de la empresa proponente, en la cual se especifican el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, teléfonos, año de la fundación de la empresa e el tipo de esta, es decir, si es sociedad anónima, sociedad de responsabilidad, sociedad accidental, etc.

Documentos legales originales - Carta de presentación

Carta de presentación firmada por el representante legal de la empresa, de acuerdo al Formulario A-1 (ver Anexo IV). Esta carta de presentación básicamente consiste en la aceptación de la empresa, sea constructora o consultora, de la propuesta, es decir una aceptación de todos los términos especificados en el pliego de condiciones. Por otra parte, se asegura la veracidad de todos los documentos presentados por la empresa y finalmente una aceptación de que en el caso de que la empresa fuese adjudicada en el proceso de contratación se compromete a presentar la garantía de buena ejecución, que como se vio anteriormente es el 7% del monto del contrato. Cabe señalar que, en el caso de contratación de obras en esta carta de presentación también se adjunta el plazo de entrega propuesto por la empresa.

INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES.

 La instrucción a los proponentes consiste en dar, como su nombre lo indica, toda la información necesaria para la preparación de una oferta, por parte del proponente.

Vale la pena aclarar que los siguientes puntos a describir, son similares para los dos tipos de contratación que se hará énfasis como se mencionó anteriormente, es decir, contratación de servicios de Supervisión Técnica y la contratación de construcción de Obras Públicas.

Es así que en esta sección se debe incluir los siguientes puntos:

• Una descripción detallada y comprensible del proyecto y alcance de las obras.
• Detalles respecto a la geografía y particularidades del sitio, facilidades de acceso y transporte, facilidades de campamento si los hay, problemas previsibles con terceras personas o entidades y toda otra información que sirva al Proponente, para una mejor y más completa elaboración de su oferta.
• Forma de financiamiento y moneda a utilizarse en la Propuesta.
• Supervisión a establecerse en las obras y documentos que se van a utilizar como base del Contrato.
• Responsabilidades del Proponente y responsabilidades y provisiones a cargo del Propietario. De este modo debe quedar bien establecido, que cosas proveerá el Propietario durante la vigencia del Contrato y cuales las obligaciones del Contratista.
• Establecer claramente si existe definido un plazo de construcción al que se sujetarán las obras o si el Proponente deberá definir este plazo en su oferta. También debe establecerse las formas de control del plazo constructivo y las multas por eventuales atrasos.
• Establecer la forma de presentación de ofertas, lugar, fecha y hora precisa, garantías a presentar por el Proponente. Información que debe presentar el Proponente y forma de respaldar dicha información. Toda esta información debe presentarse con la mayor claridad a fin de ser utilizada durante la calificación de la oferta.
• Establecer el tiempo mínimo que el Proponente deberá mantener válida su oferta.
• Establecer la forma de evaluación de las ofertas.
• Establecer motivos que pudieran significar eventuales rechazos o descalificación de propuestas. Tratamientos en caso de declararse desierta la licitación.
• Además deberá presentarse análisis de precios unitarios, lista de equipo mínimo de construcción, lista de personal, cronograma de ejecución de obras, método y plan de trabajo, esto en el caso de la ejecución de obras públicas.
• Los proponentes que pueden participar en la licitación, es decir todas las empresas constructoras o firmas consultoras establecidas legalmente en Bolivia.
• Razones por las cuales se rechazará la propuesta, expuesto en un subtítulo anterior del presente trabajo
•  La descripción de una inspección previa al sitio de la obra la cual es  obligatoria para todos los proponentes que se presenten a la licitación, debiendo presentar en su propuesta la certificación que acredite su presencia en el sitio de la obra. Para efectuar la inspección, cada proponente deberá realizar su solicitud al Convocante, el que establecerá una de las siguientes modalidades:

                a) En forma independiente.

                b) En forma conjunta.

            La inspección previa deberá realizarse hasta tres días antes de la fecha de cierre de presentación de consultas escritas.

• Establecer la fecha de la reunión de aclaración de acuerdo con la fecha señalada en la convocatoria pública, los proponentes podrán expresar sus consultas e informar si consideran que el pliego de condiciones tiene errores o es discriminatorio. Al final de la reunión, el Convocante entregará a cada uno de los proponentes asistentes, fotocopia del Acta de la Reunión suscrita por los servidores públicos y los proponentes presentes.
• Independientemente de la reunión de aclaración, cualquier potencial proponente que haya adquirido el pliego de condiciones, que lo hubiesen recibido, podrá  solicitar aclaraciones al pliego, mediante una consulta escrita al convocante, hasta veinte días calendario antes del plazo establecido para la presentación de propuestas.

Dentro de lo que contiene la instrucción a los proponentes, se encuentra también la documentación que deben presentar para la calificación de esta. Es así que en el sobre “A” debe contener una serie de documentos originales y en fotocopia que se resume en el párrafo siguientes. Por otra parte, se hará una diferenciación en lo que se refiere para prestar servicios de Supervisión Técnica y lo que es una empresa constructora para la ejecución de  esta.

PLIEGO DE CONDICIONES.

 En la contratación de Bienes y Servicios, el Ministerio de Hacienda como Órgano Rector, obliga a todas las instituciones estatales a regirse al Modelo de Pliego de Condiciones, en cualquier contratación que haga la entidad pública. Para tal caso, en el presente trabajo se hará énfasis en la contratación de Servicios de Supervisión Técnica y la contratación para la construcción de Obras Públicas. 

Como es de conocimiento, el Pliego de Condiciones es puesto a la venta para la adquisición de cualquier empresa que se presente a la licitación correspondiente. Vale la pena señalar que las entidades públicas, únicamente en casos excepcionales, podrán solicitar al Órgano Rector (Unidad de Normas del Ministerio de Hacienda), la modificación de este modelo de pliego de condiciones en base a las características especiales de la contratación a realizar. El Órgano Rector, previa evaluación de su requerimiento, podrá autorizar la modificación solicitada.

El Pliego de Condiciones debe elaborarse con las siguientes secciones:

• Instrucciones a los Proponentes.
• Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
• Sistema de Evaluación.
• Modelo Contrato. (ver Anexo I y II).
• Formularios de Propuesta (ver Anexo IV).
• Formularios de Verificación y Evaluación. (ver Anexo V).
• Formulario Volúmenes de Obra. (Contratación para Obras Públicas).

A continuación, se hará una explicación de las diferentes partes de un pliego de condiciones mencionado anteriormente.

APERTURA Y CALIFICACIÓN DEL SOBRE “B”.

 Al igual que la apertura del Sobre “A”, se realiza en un acto público en la fecha y hora determinadas en el acto de apertura del Sobre “A”.

La comisión de calificación informa sobre las evaluaciones o calificaciones según corresponda, obtenidas en el sobre "A", seguidamente se procede a la apertura de los sobres “B” únicamente de aquellas propuestas cuyo sobre "A" hubiesen cumplido con los requisitos exigidos por la entidad o alcanzado la calificación mínima requerida en el pliego de condiciones dependiendo el tipo de contratación, dando lectura a las propuestas económicas presentadas por los proponentes.

Finalmente se devuelve el sobre “B” sin abrir y toda la documentación original presentada, incluida la garantía de seriedad de propuesta, a todos los proponentes cuyo Sobre “A” no hubiese cumplido con lo requerido en el pliego de condiciones, debiendo quedar una copia a efectos de constancia.

La comisión de calificación evalúa las propuestas económicas realizando una revisión aritmética de las mismas y analizando la racionalidad de ésta con la propuesta técnica presentada. Los factores, criterios y el sistema de calificación, deben necesariamente comprender todos los aspectos establecidos y especificados previamente en el pliego de condiciones.

La calificación final de las propuestas en las contrataciones de servicios de consultoría y supervisión técnica, es la sumatoria de las calificaciones técnica y económica, contenidas en los sobres “A” y “B”, y en el caso de las contrataciones de obras, es la que resulte de la calificación del sobre “B”, previo el cumplimiento de los requisitos solicitados en el sobre “A”; resultados que deben ser consignados en el informe de calificación final. 

Vale la pena señalar, para dar un ejemplo, que cuando la presentación de las propuestas se realiza en un sobre único (generalmente cuando el ente financiador es el banco mundial), la apertura de ambas propuestas, es decir de la propuesta económica y la propuesta técnica se realiza el mismo día, y no en un determinado tiempo después hecha la apertura del Sobre “A”, como las normas básicas lo indican.

PROCESO DE CONTRATACIÓN - APERTURA Y CALIFICACIÓN DEL SOBRE “A”.

 La comisión de calificación designada, realiza la apertura del sobre “A” en un acto público, en la fecha y hora determinada en la convocatoria, acto que se realiza como máximo dentro de una hora después del cierre de presentación de propuestas.

En caso de no existir propuestas, la comisión de calificación, suspenderá el acto y recomendará a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, que la declare desierta.

Los sobres “B”, están bajo la responsabilidad de la comisión de calificación y son guardados en un solo sobre o contenedor cerrado, sellado y firmado por todos los miembros de la comisión de calificación y los presentes que así deseen hacerlo.

Una vez realizada la evaluación o calificación de los sobres “A”, el informe será remitido a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación quien, tomando en cuenta el informe y la evaluación o calificación consignada o apartándose de la misma, emitirá resolución que consigne la calificación del Sobre “A”, debiendo notificar la misma a todos los proponentes después de haber emitido la resolución.

PROCESO DE CONTRATACIÓN - PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

 La presentación de las propuestas, deben ser presentadas en el plazo, lugar y hora establecido en la convocatoria, cumpliendo con las siguientes formalidades:

a) Presentación de dos sobres cerrados denominados Sobre “A” y Sobre “B”, el primero de ellos conteniendo los documentos de carácter legal, administrativo y técnico de la propuesta y el segundo de ellos con la propuesta económica, debiendo ambos sobres consignar toda la información requerida y establecida en el pliego de condiciones.

b) Índice de contenido de la propuesta, la misma que deberá estar numerada, sellada y rubricada o firmada por el representante legal del proponente.

c) Un original y no más de dos copias.

Cabe señalar, que en el caso de que el financiamiento no sea gubernamental, no siempre se respeta lo que indica las normas básicas, por ejemplo puede darse el caso de la presentación sea en un sobre único o que estén rotulados de diferente forma y no necesariamente como Sobre “A” y Sobre “B”. 

PROCESO DE CONTRATACIÓN - GARANTÍAS.

 En los procesos de contratación, para la presentación de una propuesta, la entidad convocante, exige la presentación de boletas de garantía, éstas boletas de garantía o pólizas de seguro, deben ser de carácter irrevocable, renovable y de ejecución inmediata.

Las garantías a ser requeridas son las siguientes: 

a) Garantía de Seriedad de Propuesta.

 La garantía de seriedad propuesta consiste en la presentación de una boleta bancaria o póliza de seguro que está inscrita en favor de la entidad contratante; la garantía a ser solicitada en el Pliego de Condiciones es del uno por ciento (1%) del monto de propuesta o monto referencial presentada en el pliego de condiciones, su vigencia debe ser igual o mayor a la validez de la propuesta presentada también en el Pliego de Condiciones.

b) Garantía de Cumplimiento de Contrato. 

Cuando el proceso de contratación haya terminado y se haya adjudicado la obra o servicio a una de las empresas proponentes la entidad Contratante exige una garantía de cumplimiento de contrato, el monto de la garantía es del siete por ciento (7%) del valor del contrato. La vigencia de la garantía debe ser mayor en seis meses después hecha la recepción definitiva de la obra

c) Garantía por Anticipo.

 Igualmente, si se diera el caso del inciso precedente, se requerirá una garantía bancaria o póliza de seguro de buena inversión de anticipo, por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado, con vigencia computable a partir de la entrega del anticipo hasta la fecha de su deducción total. Vale la pena aclarar que este monto es igual al 20% del monto total del contrato.

PROCESO DE CONTRATACIÓN - CONVOCATORIA.

 En lo que se refiere a los tipos de convocatorias, éstas, pueden ser nacionales o internacionales, en las convocatorias nacionales, podrán participar únicamente empresas legalmente establecidas en Bolivia; en el caso de que la convocatoria sea internacional, pueden participar empresas legalmente establecidas en Bolivia y empresas extranjeras legalmente establecidas en su país de origen, con un representante legal con residencia en el país.

Los plazos para presentar las propuestas a la convocatoria de licitación pública, no pueden ser menores a treinta días calendario, a partir de la fecha establecida en la convocatoria para la venta de los pliegos de condiciones. En caso de convocatorias internacionales, los plazos para la presentación de propuestas no deben ser menores a cincuenta días calendario, computables a partir de la fecha establecida en la convocatoria para la venta de los pliegos de condiciones. 

Para mejor comprensión, a manera de ejemplo, a continuación se presenta una convocatoria realizada por el Servicio Nacional de Caminos.

Por otra parte, una convocatoria se declarar desierta en los siguientes casos:

a) No se haya presentado propuesta alguna.

b) Si ninguna de las propuestas en los aspectos legales, administrativos y/o técnicos, hubiese cumplido con lo requerido en el pliego de condiciones. Es decir, que ninguno de los proponentes hubiera pasado o alcanzado la calificación mínima en el sobre “A”.

c) Si los precios propuestos excediesen el presupuesto determinado para esa contratación, salvo que a decisión exclusiva de la entidad pública, se modifique el presupuesto institucional previsto para la contratación de la construcción de la obra o contratación del servicio y el monto de la propuesta económica del proponente esté dentro de la cuantía que corresponda a la modalidad utilizada para el proceso de contratación.

PROCESO DE CONTRATACIÓN

Cuando se lleva a cabo un proceso de contratación, las entidades públicas deben elaborar un pliego de condiciones donde este especificado todo acerca de las reglas que deben atenerse las empresas proponentes, utilizando un Modelo de Pliego de Condiciones elaborado por el Ministerio de Hacienda de la República, para cada tipo de contratación, ya sea consultoría, obras públicas, etc. En forma excepcional, las entidades públicas solicitarán al Órgano Rector la modificación del pliego de condiciones.

Las entidades públicas que no cuenten con los recursos humanos idóneos para elaborar las especificaciones técnicas y términos de referencia de los pliegos de condiciones, podrán contratar asesores especializados en contrataciones utilizando la modalidad de contratación que corresponda, las entidades públicas fijan una reunión de aclaración del pliego de condiciones, en la cual podrán participar, aquellos proponentes que hayan adquirido el pliego de condiciones y deseen realizar consultas sobre el mismo, las empresas que hayan adquirido los pliegos de condiciones, también podrán hacer sus preguntas por escrito. Tales aclaraciones, es decir las respuestas con enmiendas deberán darse a conocer simultáneamente, sin costo alguno.

Concluido el período previsto para la formulación de consultas escritas y una vez absueltas las mismas, la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación emitirá una resolución aprobando el pliego de condiciones con todas sus enmiendas, la que deberá ser notificada a todos los proponentes que  inicialmente hubiesen adquirido  el pliego de condiciones.

Al llevar a cabo un proceso de contratación las entidades contratantes, publican la convocatoria para la contratación. A continuación se verá lo que contiene una convocatoria.

AUTORIDAD DEL SUPERVISOR DE OBRA

 El Supervisor de Obra es la autoridad que ejerce control y seguimiento sobre la Entidad Ejecutora o Contratista, debe aplicar criterios profesionales y de experiencia para evaluar, modificar y aprobar los aspectos técnicos referentes a la calidad y avance de la obra, así como el cumplimiento del Contrato de Obra correspondiente.

Guía Boliviana de Supervisión de Obras - DEFINICIONES Parte 3

 z) Orden de Inicio:

 Es el comunicado oficial que realiza el Fiscal al Supervisor, mediante nota o memorándum, en el cual se instruye de manera expresa el inicio de actividades, tanto de Supervisión como de Ejecución.

aa) Orden de Proceder: 

Es el comunicado oficial que realiza el Supervisor a la Entidad Ejecutora o Contratista, mediante nota o memorándum y/o el Libro de Ordenes, en el cual se instruye de manera expresa el inicio de actividades. Esta Orden marca, también, el inicio del plazo contractual.

ab) Plan de trabajo: 

Es la descripción de la secuencia lógica expresada en un cronograma de trabajo que tendrán las actividades de servicio y su interrelación con los productos intermedios y finales descritos en el alcance del trabajo, con la organización, asignación de personal y equipamiento ofrecido, para llevar adelante la supervisión de la obra en el plazo establecido.

ac) Planos As - Built:

 Planos en los que se incorporan todas las modificaciones realizadas durante la construcción, estableciendo los planos finales como está construido.

ad) Planos generales de construcción: 

Son el resultado de los diseños, que a una escala adecuada definen la ubicación, formas y medidas de la obra a realizar, deben ser aprobados como parte del diseño final de la obra por las instancias correspondientes.

ae) Planos de detalle:

 Son el resultado de los diseños a escala adecuada que definen la construcción de las piezas, las partes del proyecto y/o las formas de instalación y ensamble.

af) Plazo de ejecución de obra:

 Es el tiempo establecido desde el inicio hasta la entrega provisional de las obras, de acuerdo a lo establecido en el Contrato y computado a partir de la emisión de orden de proceder.

ag) Proyecto: 

Planeación y diseños de Arquitectura e Ingeniería civil, eléctrica, sanitaria y mecánica, u otros con sus respectivas memorias de cálculo para la ejecución de obra.

ah) Residente de Obra:

 Profesional competente formado en el área de la construcción, registrado y habilitado en la instancia profesional conforme a su especialidad, representante de la Entidad Ejecutora o Contratista, autorizado por el Contratante, responsable de la ejecución y control permanente de la obra de un proyecto en todas sus etapas.

ai) Superintendente de Obra (Director de Obra):

 Profesional competente con la experiencia demostrada, formado en el área de la construcción, registrado y habilitado en la instancia profesional conforme a su especialidad, como representante de la Entidad Ejecutora o Contratista, autorizado por el Contratante, responsable de la administración y dirección de la obra de un proyecto en todas sus etapas.

aj) Supervisor de Obra:

 Empresa Consultora y/o Profesional competente con experiencia demostrada registrado y habilitado en la instancia profesional conforme a su especialidad, contratada por el Contratante, que tendrá como responsabilidad la correcta ejecución física del proyecto, certificar los volúmenes y calidad de todos los ítems ejecutados por la Entidad Ejecutora o Contratista y de aprobar o elaborar los certificados de pago solicitando al Contratante su cancelación, pudiendo proponer cambios, de orden técnico, sustentados en los procedimientos establecidos según normativa y/o términos contractuales.

ak) Supervisión Técnica:

 Es el servicio de seguimiento y verificación de obra conforme a los documentos y términos contractuales.