INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES.

 La instrucción a los proponentes consiste en dar, como su nombre lo indica, toda la información necesaria para la preparación de una oferta, por parte del proponente.

Vale la pena aclarar que los siguientes puntos a describir, son similares para los dos tipos de contratación que se hará énfasis como se mencionó anteriormente, es decir, contratación de servicios de Supervisión Técnica y la contratación de construcción de Obras Públicas.

Es así que en esta sección se debe incluir los siguientes puntos:

• Una descripción detallada y comprensible del proyecto y alcance de las obras.
• Detalles respecto a la geografía y particularidades del sitio, facilidades de acceso y transporte, facilidades de campamento si los hay, problemas previsibles con terceras personas o entidades y toda otra información que sirva al Proponente, para una mejor y más completa elaboración de su oferta.
• Forma de financiamiento y moneda a utilizarse en la Propuesta.
• Supervisión a establecerse en las obras y documentos que se van a utilizar como base del Contrato.
• Responsabilidades del Proponente y responsabilidades y provisiones a cargo del Propietario. De este modo debe quedar bien establecido, que cosas proveerá el Propietario durante la vigencia del Contrato y cuales las obligaciones del Contratista.
• Establecer claramente si existe definido un plazo de construcción al que se sujetarán las obras o si el Proponente deberá definir este plazo en su oferta. También debe establecerse las formas de control del plazo constructivo y las multas por eventuales atrasos.
• Establecer la forma de presentación de ofertas, lugar, fecha y hora precisa, garantías a presentar por el Proponente. Información que debe presentar el Proponente y forma de respaldar dicha información. Toda esta información debe presentarse con la mayor claridad a fin de ser utilizada durante la calificación de la oferta.
• Establecer el tiempo mínimo que el Proponente deberá mantener válida su oferta.
• Establecer la forma de evaluación de las ofertas.
• Establecer motivos que pudieran significar eventuales rechazos o descalificación de propuestas. Tratamientos en caso de declararse desierta la licitación.
• Además deberá presentarse análisis de precios unitarios, lista de equipo mínimo de construcción, lista de personal, cronograma de ejecución de obras, método y plan de trabajo, esto en el caso de la ejecución de obras públicas.
• Los proponentes que pueden participar en la licitación, es decir todas las empresas constructoras o firmas consultoras establecidas legalmente en Bolivia.
• Razones por las cuales se rechazará la propuesta, expuesto en un subtítulo anterior del presente trabajo
•  La descripción de una inspección previa al sitio de la obra la cual es  obligatoria para todos los proponentes que se presenten a la licitación, debiendo presentar en su propuesta la certificación que acredite su presencia en el sitio de la obra. Para efectuar la inspección, cada proponente deberá realizar su solicitud al Convocante, el que establecerá una de las siguientes modalidades:

                a) En forma independiente.

                b) En forma conjunta.

            La inspección previa deberá realizarse hasta tres días antes de la fecha de cierre de presentación de consultas escritas.

• Establecer la fecha de la reunión de aclaración de acuerdo con la fecha señalada en la convocatoria pública, los proponentes podrán expresar sus consultas e informar si consideran que el pliego de condiciones tiene errores o es discriminatorio. Al final de la reunión, el Convocante entregará a cada uno de los proponentes asistentes, fotocopia del Acta de la Reunión suscrita por los servidores públicos y los proponentes presentes.
• Independientemente de la reunión de aclaración, cualquier potencial proponente que haya adquirido el pliego de condiciones, que lo hubiesen recibido, podrá  solicitar aclaraciones al pliego, mediante una consulta escrita al convocante, hasta veinte días calendario antes del plazo establecido para la presentación de propuestas.

Dentro de lo que contiene la instrucción a los proponentes, se encuentra también la documentación que deben presentar para la calificación de esta. Es así que en el sobre “A” debe contener una serie de documentos originales y en fotocopia que se resume en el párrafo siguientes. Por otra parte, se hará una diferenciación en lo que se refiere para prestar servicios de Supervisión Técnica y lo que es una empresa constructora para la ejecución de  esta.

PLIEGO DE CONDICIONES.

 En la contratación de Bienes y Servicios, el Ministerio de Hacienda como Órgano Rector, obliga a todas las instituciones estatales a regirse al Modelo de Pliego de Condiciones, en cualquier contratación que haga la entidad pública. Para tal caso, en el presente trabajo se hará énfasis en la contratación de Servicios de Supervisión Técnica y la contratación para la construcción de Obras Públicas. 

Como es de conocimiento, el Pliego de Condiciones es puesto a la venta para la adquisición de cualquier empresa que se presente a la licitación correspondiente. Vale la pena señalar que las entidades públicas, únicamente en casos excepcionales, podrán solicitar al Órgano Rector (Unidad de Normas del Ministerio de Hacienda), la modificación de este modelo de pliego de condiciones en base a las características especiales de la contratación a realizar. El Órgano Rector, previa evaluación de su requerimiento, podrá autorizar la modificación solicitada.

El Pliego de Condiciones debe elaborarse con las siguientes secciones:

• Instrucciones a los Proponentes.
• Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
• Sistema de Evaluación.
• Modelo Contrato. (ver Anexo I y II).
• Formularios de Propuesta (ver Anexo IV).
• Formularios de Verificación y Evaluación. (ver Anexo V).
• Formulario Volúmenes de Obra. (Contratación para Obras Públicas).

A continuación, se hará una explicación de las diferentes partes de un pliego de condiciones mencionado anteriormente.

APERTURA Y CALIFICACIÓN DEL SOBRE “B”.

 Al igual que la apertura del Sobre “A”, se realiza en un acto público en la fecha y hora determinadas en el acto de apertura del Sobre “A”.

La comisión de calificación informa sobre las evaluaciones o calificaciones según corresponda, obtenidas en el sobre "A", seguidamente se procede a la apertura de los sobres “B” únicamente de aquellas propuestas cuyo sobre "A" hubiesen cumplido con los requisitos exigidos por la entidad o alcanzado la calificación mínima requerida en el pliego de condiciones dependiendo el tipo de contratación, dando lectura a las propuestas económicas presentadas por los proponentes.

Finalmente se devuelve el sobre “B” sin abrir y toda la documentación original presentada, incluida la garantía de seriedad de propuesta, a todos los proponentes cuyo Sobre “A” no hubiese cumplido con lo requerido en el pliego de condiciones, debiendo quedar una copia a efectos de constancia.

La comisión de calificación evalúa las propuestas económicas realizando una revisión aritmética de las mismas y analizando la racionalidad de ésta con la propuesta técnica presentada. Los factores, criterios y el sistema de calificación, deben necesariamente comprender todos los aspectos establecidos y especificados previamente en el pliego de condiciones.

La calificación final de las propuestas en las contrataciones de servicios de consultoría y supervisión técnica, es la sumatoria de las calificaciones técnica y económica, contenidas en los sobres “A” y “B”, y en el caso de las contrataciones de obras, es la que resulte de la calificación del sobre “B”, previo el cumplimiento de los requisitos solicitados en el sobre “A”; resultados que deben ser consignados en el informe de calificación final. 

Vale la pena señalar, para dar un ejemplo, que cuando la presentación de las propuestas se realiza en un sobre único (generalmente cuando el ente financiador es el banco mundial), la apertura de ambas propuestas, es decir de la propuesta económica y la propuesta técnica se realiza el mismo día, y no en un determinado tiempo después hecha la apertura del Sobre “A”, como las normas básicas lo indican.