Cuando se lleva a cabo un proceso de contratación, las entidades públicas deben elaborar un pliego de condiciones donde este especificado todo acerca de las reglas que deben atenerse las empresas proponentes, utilizando un Modelo de Pliego de Condiciones elaborado por el Ministerio de Hacienda de la República, para cada tipo de contratación, ya sea consultoría, obras públicas, etc. En forma excepcional, las entidades públicas solicitarán al Órgano Rector la modificación del pliego de condiciones.
Las entidades públicas que no cuenten con los recursos humanos idóneos para elaborar las especificaciones técnicas y términos de referencia de los pliegos de condiciones, podrán contratar asesores especializados en contrataciones utilizando la modalidad de contratación que corresponda, las entidades públicas fijan una reunión de aclaración del pliego de condiciones, en la cual podrán participar, aquellos proponentes que hayan adquirido el pliego de condiciones y deseen realizar consultas sobre el mismo, las empresas que hayan adquirido los pliegos de condiciones, también podrán hacer sus preguntas por escrito. Tales aclaraciones, es decir las respuestas con enmiendas deberán darse a conocer simultáneamente, sin costo alguno.
Concluido el período previsto para la formulación de consultas escritas y una vez absueltas las mismas, la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación emitirá una resolución aprobando el pliego de condiciones con todas sus enmiendas, la que deberá ser notificada a todos los proponentes que inicialmente hubiesen adquirido el pliego de condiciones.
Al llevar a cabo un proceso de contratación las entidades contratantes, publican la convocatoria para la contratación. A continuación se verá lo que contiene una convocatoria.
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